La automatización robótica de procesos (RPA) es una tecnología que utiliza robots informáticos para automatizar tareas repetitivas, manuales y de gran volumen que suelen realizar los humanos. Al simular la interacción humana con aplicaciones y sistemas, la RPA ayuda a optimizar los flujos de trabajo, aumentar la eficiencia y reducir los errores, liberando a los empleados para que puedan centrarse en actividades más estratégicas.

Ventajas de la RPA

1. Reducción de costes y aumento de la productividad: La automatización de tareas rutinarias elimina la necesidad de intervención manual en procesos que requieren mucho tiempo, lo que permite a las empresas reducir sus costes operativos. Además, la RPA puede funcionar 24/7, lo que aumenta la productividad y permite una mayor capacidad de respuesta a las demandas del mercado.
2. Precisión y cumplimiento: los robots de software realizan las tareas exactamente como se han programado, lo que reduce la probabilidad de que se produzcan errores humanos y garantiza que los procesos cumplan los requisitos de conformidad. Esto es especialmente importante en sectores regulados como el financiero y el sanitario, donde los errores pueden ser costosos y acarrear consecuencias legales.
3. Escalabilidad y flexibilidad: la RPA puede escalarse para hacer frente a las fluctuaciones de la carga de trabajo, lo que ofrece la flexibilidad necesaria para adaptar los procesos en función de las necesidades de la empresa. Además, los robots pueden desarrollarse para procesos específicos o integrarse en una estrategia de automatización más amplia.
4. Experiencia de clientes y empleados: al eliminar las tareas repetitivas, los empleados tienen más tiempo para centrarse en actividades que requieren creatividad e interacción humana, lo que mejora la experiencia en el trabajo. Esto, a su vez, puede conducir a un servicio al cliente más rápido y personalizado.

Conceptos clave

Centro de Excelencia (CdE)

El Centro de Excelencia (CoE) es un modelo organizativo que pretende centralizar y estandarizar las iniciativas de RPA dentro de una empresa. Un CoE de RPA se encarga de definir la estrategia de automatización, desarrollar las mejores prácticas, proporcionar asistencia técnica y supervisar el rendimiento de los robots en funcionamiento.

Al establecer un CoE, la empresa crea un entorno de gobernanza para la automatización, fomentando la coherencia y el control de los proyectos de RPA. Esto también facilita el intercambio de conocimientos y aumenta la madurez de la organización en el uso de RPA, lo que permite una implementación escalable y eficaz.

Descubrimiento de procesos

El descubrimiento de procesos es una etapa crucial en RPA, ya que identifica los flujos de trabajo que más se beneficiarían de la automatización. Para ello, se utilizan herramientas para observar y analizar los procesos actuales, identificar los cuellos de botella y los pasos repetitivos, así como las oportunidades de automatización.

Este descubrimiento permite a la organización priorizar los procesos más adecuados para la automatización, optimizando los recursos y maximizando el retorno de la inversión (ROI) en RPA. A partir del descubrimiento de procesos, la empresa puede confeccionar una cartera de automatización, creando una hoja de ruta de implantación basada en la viabilidad y el impacto de la automatización en cada proceso.

Automatización de documentos

La automatización de documentos es una potente extensión de la RPA, especialmente en sectores que manejan grandes volúmenes de datos no estructurados, como documentos PDF, formularios y correos electrónicos. Las tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), junto con la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático, permiten a la RPA leer, interpretar y extraer datos de documentos, automatizando procesos como la validación de formularios, el procesamiento de pedidos y el control de cuentas por pagar.

Esta capacidad de automatizar documentos aumenta la eficacia y minimiza los errores humanos en el tratamiento de la información. Sin embargo, la automatización de documentos requiere un trabajo más sólido de análisis y formación de robots, ya que los datos no estructurados son más complejos y variables que los estructurados.

Metodologías y mejores prácticas para la implantación de RPA

1. Evaluación inicial y planificación: Antes de iniciar un proyecto de RPA, es esencial realizar un análisis de viabilidad para comprender qué procesos son adecuados para la automatización. Durante esta fase, se evalúan el impacto previsto y el coste de la implantación.
2. Desarrollo ágil: muchas organizaciones utilizan metodologías ágiles en el desarrollo de RPA, implementando sprints para crear y probar robots rápidamente. El desarrollo ágil permite realizar ajustes continuos, garantizando que los robots se ajusten a las necesidades empresariales.
3. Supervisión y análisis de los resultados: Tras la implantación, es fundamental supervisar los robots para asegurarse de que funcionan como se espera y aportan los beneficios previstos. Deben establecerse indicadores de rendimiento (KPI) para medir el impacto e identificar oportunidades de mejora.
4. Formación e implicación de los empleados: La adopción de RPA es más eficaz cuando los empleados reciben formación para trabajar con los robots y comprenden el papel de la automatización en el contexto de la empresa. Es importante que todos comprendan que la automatización no sustituye al trabajo humano, sino que lo complementa, liberando a los equipos para actividades de mayor valor.